Cách Kết Thúc Email Tiếng Anh Chuẩn Mực

Nhu cầu về cách kết thúc email tiếng Anh ngày càng tăng, phản ánh sự quan trọng của kỹ năng này trong kỷ nguyên toàn cầu hóa. Một dòng chủ đề không quá 50 ký tự được khuyến nghị để người nhận dễ dàng nắm bắt nội dung, theo thống kê, điều này giúp tăng khả năng mở email¹. Sử dụng từ ngữ hành động trong dòng chủ đề có thể làm tăng khả năng hiểu và ghi nhớ của người đọc, với 85% người nhận thích dùng những từ khóa trực tiếp trong tiêu đề email¹. Điều này cho thấy, kỹ năng viết email tiếng Anh không chỉ giới hạn ở phần thân bài mà cả cách kết thúc như email tiếng Anh chuyên nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng mối quan hệ và hợp tác quốc tế².

Chọn lựa cụm từ kết thúc phù hợp như “Best regards” hay “Sincerely” không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn làm tăng cơ hội nhận được phản hồi từ người nhận. Thống kê chỉ ra rằng, có tới 95% người nhận email chuyên nghiệp phản hồi tích cực với ngôn ngữ lịch sự và 70% người nhận đánh giá cao ngôn ngữ ngắn gọn, rõ ràng¹.

Điểm chính

• Đầu tư vào việc học cách viết email tiếng Anh chuẩn mực là bước quan trọng nhằm nâng cao tác phong chuyên nghiệp.
• Chú trọng cách kết thúc email tiếng Anh sao cho phù hợp với mức độ trang trọng và mối quan hệ với người nhận.
• Sử dụng dòng chủ đề ngắn gọn và rõ ràng giúp tăng tỷ lệ người nhận mở email.
• Việc kết thúc email với lời cảm ơn hoặc biểu hiện sự quan tâm đến người nhận thể hiện sự chuyên nghiệp.
• Lựa chọn ký hiệu, từ ngữ trong chữ ký và câu chốt email ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn đối với đối tác.

Tại sao việc kết thúc email quan trọng?

Trong thế giới giao tiếp điện tử ngày nay, việc cách viết kết thúc email hiệu quả không chỉ đánh dấu sự kết thúc của một thông điệp mà còn là yếu tố quyết định ấn tượng để lại với người nhận. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn phản ánh mức độ chuyên nghiệp của bạn.

Tạo ấn tượng tốt

Kết thúc email bằng cụm từ “Thanks in advance” thường có tỷ lệ phản hồi cao nhất, cho thấy lòng biết ơn và sự lịch thiệt của người viết³. Việc này tác động tích cực tới người đọc, tạo nên ấn tượng khó phai về sự lịch sự và chủ động trong giao tiếp.

Thể hiện sự chuyên nghiệp

Kỹ năng viết email chuyên nghiệp bao gồm cách lựa chọn từ ngữ phù hợp. Ví dụ, kết thúc email bằng từ “Best” được coi là cách an toàn và vô hại, phù hợp với mọi hoàn cảnh³.

Khuyến khích phản hồi

Câu kết thúc “I look forward to hearing from you” không chỉ là lời kết thân thiện mà còn khuyến khích người nhận hồi đáp, thúc đẩy sự tương tác và đối thoại tiếp theo⁴.

Để nâng cao kỹ năng viết email chuyên nghiệp của bạn, hãy tham khảo các khóa học trên ELSA Speak, nơi có hơn 25,000 bài luyện tập trong những tình huống giao tiếp hàng ngày và đã giúp hơn 40 triệu người dùng toàn cầu cải thiện khả năng giao tiếp⁴.

Kết thúc mỗi email không chỉ là giới thiệu một dấu chấm câu mà còn là cơ hội để tăng cường mối quan hệ và thúc đẩy sự nghiệp của bạn. Hãy luôn chú trọng đến cách bạn kết thúc các email, bởi đôi khi những dòng cuối cùng mới là thứ để lại nhiều ấn tượng nhất.

Các cụm từ phổ biến để kết thúc email

Khi chúng ta xem xét các mẫu kết thúc email tiếng Anh, sự lựa chọn cụm từ phản ánh mức độ chuyên nghiệp và cảm xúc mà chúng ta muốn truyền đạt. Khám phá các cấu trúc kết thúc email tiếng Anh không chỉ giúp tăng cường khả năng giao tiếp mà còn thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến người nhận.

Best regards

Cụm từ “Best regards” thường được sử dụng trong các tình huống chuyên nghiệp và không quá trang trọng, phù hợp với hầu hết các loại email. Đây là phương án an toàn khi bạn không chắc về mức độ thân mật của mối quan hệ với người nhận. Xấp xỉ 73% các email kết thúc với những cụm từ tương tự như “Best regards” hoặc “Warm regards”⁵.

Sincerely

Trong những tình huống cần thể hiện sự chính thức và nghiêm túc, “Sincerely” là lựa chọn phổ biến. Đây thường là cách kết thúc thư chính thức, giúp tạo dựng ấn tượng lịch thiệp và uy tín.

Kind regards

“Kind regards” là biến thể của “Best regards”, nó mang một nét thân thiện, ân cần hơn. Cụm từ này thích hợp với những mối quan hệ có tính chất thân mật nhưng vẫn duy trì tính chuyên nghiệp.

Yours truly

Cụm từ “Yours truly” mang tính chất cá nhân hơn và thường được sử dụng trong email có nội dung trang trọng hơn hoặc khi bạn có mối quan hệ khá gần gũi với người nhận. Đó là một lựa chọn tốt để thể hiện sự chân thành và sự kết nối cá nhân.

Việc lựa chọn các cấu trúc kết thúc email tiếng Anh phù hợp không chỉ thể hiện khả năng ngôn ngữ mà còn cả sự tinh tế trong giao tiếp. Với sự phong phú của các mẫu kết thúc email tiếng Anh, việc kết thúc một email phù hợp sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp và truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả.

Cách chọn cụm từ kết thúc phù hợp

Trong quá trình soạn thảo email, việc lựa chọn cụm từ kết thúc không chỉ phản ánh mức độ chuyên nghiệp mà còn thể hiện sự tinh tế trong giao tiếp. Cụm từ như “Sincerely”, “Kind regards”, và “Yours truly” thường được sử dụng để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự. Chúng được sử dụng rộng rãi trong các email tiếng Anh⁶.

Khoá học tiếng Anh giao tiếp cho trẻ

Tính chất của email

Với mỗi loại email, từ chính thức đến không chính thức, việc chọn lời kết cần phải phù hợp với mức độ trang trọng. Ví dụ, email gửi cho một khách hàng quan trọng nên kết thúc một cách chính thức để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Dùng những cụm từ như “Yours faithfully” được ưa chuộng.

Đối tượng người nhận

Hiểu biết về người nhận email là yếu tố cần thiết khi chọn phong cách kết thúc. Tùy vào mối quan hệ, từ đồng nghiệp, khách hàng đến bạn bè, bạn có thể điều chỉnh từ ngữ cho phù hợp. Các mẫu kết thúc như “Thank you for your time and consideration,” “Please let me know if you need any additional information,” và “Warm regards” thể hiện lòng biết ơn, yêu cầu thông tin bổ sung, và kết thúc thân thiện được sử dụng phổ biến trong các tình huống này⁶.

Ngữ cảnh giao tiếp

Ngữ cảnh trong đó email được gửi cũng quyết định cách bạn kết thúc thư của mình. Kết thúc một email yêu cầu thông tin có thể khác biệt so với email cảm ơn hoặc thăm hỏi. Thống kê cho thấy việc chọn lời kết thúc phù hợp tùy theo mối quan hệ và tính chất của email là rất quan trọng để gây ấn tượng tốt với người nhận⁶.

Những lưu ý khi kết thúc email

Khi nghiên cứu cách kết thúc email tiếng Anh, cần lưu ý đến chính xác ngữ pháp và chính tả, sự phù hợp của thái độ và cảm xúc, và độ dài của câu kết. Điều này đảm bảo kỹ năng viết email chuyên nghiệp.

Ngữ pháp và chính tả

Không thể phủ nhận tầm quan trọng của việc sử dụng đúng ngữ pháp và chính tả trong email. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tránh được hiểu lầm không đáng có. Ví dụ, các mẫu câu kết thúc email tiếng Anh như “If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know.” hoặc “I look forward to hearing from you.” cần được kiểm tra kỹ lưỡng về ngữ pháp trước khi gửi đi⁷⁸.

Thái độ và cảm xúc

Thái độ trong email cần tương xứng với mối quan hệ và ngữ cảnh. Ví dụ, gửi email tới đối tác doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng “Sincerely” hoặc “Best regards” để thể hiện sự trang trọng⁸. Ngược lại, gửi email tới người bạn, cụm từ như “Best,” “Take care,” hoặc “Thanks,” sẽ mang lại cảm giác gần gũi, thân thiện hơn⁸.

Độ dài của câu kết

Khi kết thúc email, cần đảm bảo câu kết ngắn gọn nhưng đủ thông tin. Tránh làm dài dòng để người nhận không mất kiên nhẫn và chú ý đến nội dung quan trọng. Câu kết như “Thank you for your consideration.” là ví dụ về cách kết thúc ngắn gọn nhưng hiệu quả⁷.

Cách kết thúc email trong tình huống khác nhau

Đóng email một cách phù hợp không chỉ thể hiện sự tỉ mỉ, chuyên nghiệp mà còn cụ thể hóa cách mà chúng ta muốn được nhận diện trong giao tiếp. Dưới đây là một số gợi ý cho cách viết kết thúc email hiệu quả theo từng tình huống cụ thể.

Kết thúc email công việc

Với email công việc, cụm từ như “Yours sincerely” hoặc “Best regards” là lựa chọn hàng đầu vì chúng toát lên sự chính thức và nghiêm túc⁹. Kể cả khi người nhận là đồng nghiệp quen thuộc, việc sử dụng “Best regards” vẫn đủ để bỏ lại ấn tượng lịch lãm và chuyên nghiệp. Có đến 85% các thư thống ký được kết thúc bằng những cụm từ mong chờ phản hồi sớm như “I look forward to hearing from you soon”, điều này thể hiện sự mong đợi vào sự tương tác tiếp theo và tăng cơ hội nhận được hồi âm nhanh chóng¹⁰.

Kết thúc email kết bạn

Khi gởi email kết bạn, sử dụng “Cheers” hoặc “Take care” mang lại cảm giác thân mật và gần gũi, làm cho người nhận cảm thấy được quan tâm. Những lựa chọn này thường phù hợp trong các mối quan hệ thông thường hơn, nơi sự chân thành và không quá trang trọng được đánh giá cao.

Kết thúc email xin lỗi

Đối với email xin lỗi, “Sincerely” là một lựa chọn tốt để thể hiện sự thành khẩn. Sử dụng “Warm regards” có thể thêm một chút chân thành và quan tâm, giúp làm dịu mọi căng thẳng có thể có và thúc đẩy một quan hệ tích cực hơn sau sự cố⁹.

Mỗi tình huống đòi hỏi một cách kết thúc riêng, bằng cách am hiểu khi nào nên sử dụng từ ngữ nào, bạn sẽ có thể tận dụng cơ hội để xây dựng mối quan hệ cũng như thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Và hãy nhớ rằng, cách kết thúc email tiếng Anh không chỉ đơn thuần là một cụm từ cuối cùng mà còn là phần cuối cùng mà người nhận nhìn thấy, do đó nó cần phải được chọn lựa kỹ càng để để lại ấn tượng tốt nhất.

Các ví dụ cụ thể về cách kết thúc email

Trong môi trường email, việc chọn lựa cách kết thúc không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn phản ánh mức độ chuyên nghiệp của người gửi. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể để tham khảo, giúp bạn tìm kiếm cách kết thúc email tiếng anh hoặc mẫu kết thúc email tiếng Anh phù hợp với từng tình huống.

Ví dụ email chính thức

Đối với email chính thức, cụm từ “Yours sincerely” hoặc “Yours faithfully” thường được áp dụng, tùy thuộc vào mức độ quen biết với người nhận. Việc kết thúc bằng “Yours sincerely” thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng, đặc biệt khi đã giới thiệu rõ ràng lý do viết thư từ đầu email¹¹.

Ví dụ email không chính thức

Trong email không chính thức, “Best wishes” hoặc “Cheers” là lựa chọn phổ biến để tạo cảm giác thân thiện và gần gũi. Các cách kết thúc này thường được sử dụng trong giao tiếp với bạn bè hoặc đồng nghiệp thân thiết, giúp tạo ra một môi trường ấm cúng và cá nhân¹².

Ví dụ email cảm ơn

Khi muốn thể hiện lòng biết ơn, bạn có thể kết thúc email bằng “Thank you once again” hoặc “Thanks for your attention”. Đây là cách kết thúc phù hợp khi bạn muốn nhấn mạnh sự cảm kích đối với công sức hoặc sự giúp đỡ mà người nhận đã cung cấp¹¹.

Áp dụng những gợi ý trên và chọn lựa mẫu kết thúc email tiếng Anh phù hợp sẽ giúp bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và thân thiện. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả giao tiếp và mở rộng mối quan hệ làm việc.

Sử dụng chữ ký email đúng cách

Với sự tiến bộ không ngừng của công nghệ và sự phát triển của thương mại điện tử, việc sử dụng email tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ là cách thức giao tiếp hiệu quả mà còn là cách để thể hiện sự chuyên nghiệp và cá tính của bản thân. Chữ ký email đóng vai trò quan trọng trong việc này. Nó không chỉ cung cấp thông tin liên hệ cần thiết mà còn là cơ hội để xây dựng thương hiệu cá nhân hoặc công ty của bạn.

Lợi ích của chữ ký email

Chữ ký email không chỉ cung cấp thông tin liên hệ cần thiết mà còn góp phần xây dựng thương hiệu cá nhân hoặc công ty. Nó là cơ hội để bạn để lại ấn tượng tốt và thể hiện sự chuyên nghiệp. Một chữ ký đúng cách còn có thể khuyến khích người nhận liên hệ lại, qua đó tăng cơ hội hợp tác trong tương lai.

Thông tin cần có trong chữ ký

Thông thường, một chữ ký email chuyên nghiệp bao gồm các yếu tố như tên đầy đủ, chức vụ, công ty bạn đang làm việc, số điện thoại liên hệ và địa chỉ email. Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung đường link đến trang cá nhân hoặc các mạng xã hội chuyên nghiệp như LinkedIn.

Cách tạo chữ ký chuyên nghiệp

Khi tạo chữ ký, bạn cần đảm bảo tất cả các thông tin cung cấp là cần thiết và chính xác. Một chữ ký được thiết kế tốt nên có logo của công ty, được phối màu phù hợp với thương hiệu và sắp xếp thông tin một cách rõ ràng, dễ đọc. Việc sử dụng font chữ đơn giản và kích thước phù hợp cũng giúp tăng tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho chữ ký của bạn.

Việc đầu tư thời gian để tạo một chữ ký email không chỉ phản ánh sự chuyên nghiệp mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận¹³. Dù bạn đang tìm kiếm cách để cải thiện cách viết kết thúc email chuyên nghiệp hay mong muốn tạo ấn tượng tốt ngay từ cái nhìn đầu tiên, chữ ký là bước không thể bỏ qua trong email tiếng Anh chuyên nghiệp.

Kết thúc email với lời kêu gọi hành động

Trong môi trường giao tiếp doanh nghiệp ngày nay, việc kết thúc email một cách hiệu quả không thể xem nhẹ. Lời kêu gọi hành động đóng vai trò quan trọng, không chỉ là một hành vi lịch sự mà còn là yếu tố quyết định đến khả năng kết nối và phản hồi từ người nhận¹⁴.

Tại Sao Nên Có Lời Kêu Gọi

Lời kêu gọi hành động trong cách kết thúc email tiếng Anh làm rõ mong muốn hoặc yêu cầu của người gửi. Điều này khuyến khích người nhận tiếp tục giao tiếp. Nghiên cứu chỉ ra rằng email có lời kêu gọi hành động rõ ràng sẽ có tỷ lệ phản hồi cao hơn¹⁴.

Các Mẫu Lời Kêu Gọi Hiệu Quả

Các câu như “Xin vui lòng phản hồi khi bạn rảnh”, “Đừng ngần ngại gửi cho tôi thêm thông tin”, hoặc “Hãy cho tôi biết suy nghĩ của bạn về đề xuất này” là những ví dụ hiệu quả. Lựa chọn câu kết phù hợp với ngữ cảnh và mục đích của email là điều quan trọng¹⁴.

Ví Dụ Minh Họa

Dưới đây là các ví dụ minh họa về kết thúc email với lời kêu gọi hành động:

Những ví dụ trên cho thấy mỗi loại email có cách kết thúc khác nhau, tùy thuộc vào bối cảnh và mục đích. Tuy nhiên, điểm chung là chúng đều có lời kêu gọi hành động rõ ràng, nhằm khuyến khích người nhận hành động theo mong muốn¹⁴.

Tránh những lỗi thường gặp khi kết thúc email

Khi bạn muốn đạt được sự chuyên nghiệp trong cách kết thúc email tiếng Anh, một số sai sót cần tránh là không thể xem thường. Chúng tôi sẽ cùng bạn điểm qua ba lỗi thường gặp nhất mà bạn có thể dễ dàng khắc phục để nâng cao chất lượng thư từ của mình.

Sử dụng ngôn từ không phù hợp

Việc dùng những từ ngữ không thích hợp hoặc quá không chính thức có thể làm giảm đi sự chuyên nghiệp trong email của bạn. Ví dụ, việc sử dụng ‘Cheers’ hoặc ‘Warmly’ không phải lúc nào cũng thích hợp cho môi trường công sở và có thể khiến người nhận cảm thấy thiếu nghiêm túc¹⁵.

Quá dài dòng

Một trong những yếu tố then chốt của cách viết kết thúc email chuyên nghiệp là sự ngắn gọn, xúc tích. Thông điệp của bạn có thể không còn nổi bật nếu bạn kết thúc email một cách dài dòng, lan man mà không đi thẳng vào vấn đề.

Thiếu sự rõ ràng

Lời kết không rõ ràng có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc thiếu giao tiếp hiệu quả, vì vậy, đảm bảo rằng bạn kết thúc email bằng một câu rõ ràng và thiết thực. Việc mờ nhạt trong kết thúc có thể dẫn đến thiếu minh bạch và sự hợp tác kém từ phía người nhận.

Để cải thiện trình độ viết email của bạn, ELSASpeak cung cấp một phương pháp học tập hiệu quả. Với ứng dụng này, người dùng có thể cải thiện trình độ phát âm đến 90% chỉ sau 3 tháng¹⁶. Hơn nữa, mức giảm giá đặc biệt cho gói ELSA Pro trọn đời từ 10,995,000 VND xuống còn 2,195,000 VND¹⁶, đảm bảo bạn có thể học tập không giới hạn và chuyên nghiệp hơn mỗi ngày¹⁶.

Tổng kết về cách kết thúc email tiếng Anh

Khi kết thúc email tiếng Anh, việc lựa chọn từ ngữ và cụm từ cần được thực hiện một cách cân nhắc, nhằm phản ánh đúng mục đích và mối quan hệ với người nhận. Khả năng làm chủ cách viết kết thúc email hiệu quả không chỉ làm tăng khả năng giao tiếp mà còn thể hiện sự tôn trọng và thái độ chuyên nghiệp của bạn. Điều này đóng một vai trò không nhỏ trong việc xây dựng mối quan hệ làm việc bền vững.

Tóm Tắt Những Điểm Quan Trọng

Với khoảng 70-80% email bắt đầu bằng lời chào mở đầu¹⁷và khoảng 40-50% email tóm tắt hay nhắc lại các thỏa thuận trước đó¹⁷, việc kết thúc email một cách có cấu trúc và tổ chức tốt chính là chìa khóa để tăng cường hiệu quả của giao tiếp¹⁸. Đặc biệt, không nên sử dụng các từ lóng hay từ viết tắt trong phần kết thúc để giữ gìn sự chuyên nghiệp¹⁹.

Lời Khuyên Cuối Cùng

Trước khi gửi email, luôn dành thời gian để kiểm tra lại nội dung, đặc biệt là phần chốt email và chữ ký, nhằm đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào¹⁹. Việc này không chỉ củng cố thông điệp bạn muốn truyền đạt, mà còn là biểu hiện của thái độ cẩn trọng và thiện chí.

Khuyến Khích Thực Hành Thường Xuyên

Để nâng cao kỹ năng viết email, chúng tôi khuyến khích bạn thực hành thường xuyên, vàELSA Speakcó thể giúp bạn với điều này. Với những tiến bộ có thể đạt được chỉ sau 3 tháng luyện tập, người dùng nâng cao tới 90% kỹ năng phát âm của họ¹⁹. Việc này không chỉ giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp mà còn trong việc viết kết thúc email tiếng Anh. Nhớ là, sự tự tin và bài bản trong từng bức email bạn gửi đi là kết quả của quá trình rèn luyện không ngừng.